Андрей Сильчук, Delivery Manager, Head of DataArt’s R&D Center Odessa
2021 год почти прошел, и прошел он под знаком повсеместной удаленной работы. Как бы многие из нас ни надеялись вернуться в привычное русло с регулярными походами в офис, эпидемиологическая ситуация этого не позволила. Будет ли 2022-й легче? Появиться ли у нас возможность выбирать? Хотелось бы мне в это верить, но готовым нужно быть ко всему.
Общее количество публикаций в этой Джобсом спасаемой рубрике за уходящий год достигло двадцати, и эту юбилейную статью я решил посвятить какой-нибудь полезной практике, которую можно применить в ежедневной работе. Долго не мог придумать подходящую тему, актуальную для максимально широкого круга коллег и друзей из сферы IT. Пока меня не осенило: есть одна вещь, которая наверняка отзовется в душе каждого — митинги! Мы и раньше-то ни дня не обходились без командных созвонов, а сейчас в режиме удаленной работы у каждого их стало минимум по несколько штук. Некоторые вообще наловчились проводить их параллельно (фу таким быть, задумайтесь, что вы делаете не так!). Потому-то сегодня предлагаю нам с вами, мои дорогие друзья и читатели, обсудить лучшие практики организации и проведения митингов. Собственные рассуждения я резюмировал в виде двенадцати кратких советов.
Любой митинг, как бы удивительно это ни звучало, начинается с его организации и приглашения коллег и/или партнеров. На этом этапе важно уделить внимание выбору даты и времени. Во-первых, если митинг внутренний, не забудьте проверить календари коллег — присутствовать на двух встречах сразу затруднительно и малопродуктивно. Если же вы собираетесь встретиться с кем-то извне, например, с клиентом, обязательно уточните удобное время письмом или в чате, прежде чем отправлять приглашение. Лайфхак — идеально предложить выбор из нескольких удобных вам слотов. Один из них с большой долей вероятности подойдет, при этом выбирать из ограниченного набора вариантов обычно проще и быстрее.
Во-вторых, договариваться о созвонах лучше заблаговременно. Не стоит без крайней необходимости назначать митинг на «через 15 минут», даже если календари нужных вам людей в это время оказались совершенно свободными. Всегда есть риск прервать текущие задачи на середине и вызвать недовольство коллег, к тому же, собеседники будут лишены возможности подготовиться. Наконец, они могут вовсе не увидеть приглашения, и вам останется лишь бесполезно ждать их появления.
Слот в календаре выбран, но если вы ждете немедленного перехода к практическим советам по проведению митинга, то напрасно. Нет-нет, мы еще далеки от этого. Определив день и время, убедившись, что они устраивают всех заинтересованных лиц, организатор должен подготовить само приглашение. Здесь нужно обратить внимание на три вещи:
- Название митинга. Оно должно говорить само за себя: не нужно обозначать встречу как “sync”, “meeting”, “regular call”, “interview” или каким-то другим вполне безликим словом. Возможно, у ваших собеседников таких митингов по разным проектам с десяток, — как же в них тогда разбираться? Приглашение и соответствующая запись в календаре должны дать четкое понимание, к какому проекту относится звонок, кто его участники и какова его цель. Подойдут варианты вроде “John Snow interview: FE dev Stark project” или “Lannister project: bi-weekly sync”.
- Место сбора. Лучше всего сразу выслать прямую ссылку для подсоединения к звонку. Участники не должны впадать в панику за две минуты до звонка, а это непременно случится хотя бы с одним из них, если придется судорожно разыскивать нужный линк в почте и мессенджерах.
- План звонка. В теле приглашения нелишне кратко продублировать детали будущего звонка: задача, агенда, другие достигнутые ранее договоренности.
Ну вот теперь все точно ждут рекомендаций по ведению звонка. Ха, как бы не так. Следующий обязательный шаг — убедиться, что все нужные и заинтересованные люди приняли приглашение. Это может показаться каким-то занудством, но поверьте моему опыту, дотошность тут не будет лишней. У меня были случаи, когда человек, в диалоге сам назначив дату и время, в итоге отклонял или не реагировал на приглашение. Достаточно принять предстоящую встречу за какой-то регулярный, не особенно важный созвон, на который обычно не ходишь, чтобы пропустить ее в календаре. В общем если не хотите во время звонка бегать по чатам, пытаясь собрать участников, проверяйте реакцию заранее.
Ну что, теперь мы наконец готовы поговорить о проведении митинга? Боюсь вас расстроить, но все еще нет. Непосредственно звонку предшествует еще один обязательный этап — подготовка. Убедитесь, что вы сами и ключевые люди на вашей стороне проделали необходимую предварительную работу. Это могут быть оговоренные внутри команды action items, которые предстоит огласить и обсудить с другими участниками, предварительный сбор информации на ту или иную тему, подготовка презентации, в конце концов, просто продумывание плана самого звонка. Поверьте мне, нет ничего хуже, чем потратить время впустую, не наметив конкретных шагов: вроде как все собрались, но никто не понимает зачем и что делать дальше. Еще один лайфхак: если не можете четко объяснить, что собираетесь обсудить на звонке, — этот звонок, скорее всего, не нужен.
И вот когда вы уже отчаялись, мы наконец переходим к проведению митинга. Начнем с главного: у всех участников звонка есть определенные ожидания к его организатору. Хороший митинг — тот, где на выходе получаешь action items к следующей встрече или решение проблемы, которую вы обозначили ранее. Если после звонка вы остались в той же точке — звонок не получился.
Одна из главных задач организатора — вести звонок в соответствии с агендой, не позволяя слишком сильно отклоняться от намеченной темы. Отступления допустимы, но все-таки разговор должен держаться в рамках разумного и не уходить слишком уж далеко. Крайне важно убедиться, что все участники высказались и услышали друг друга. При этом звонок придется модерировать, не позволяя людям перебивать друг друга и перетягивать одеяло. Принять участие в дискуссии должен каждый — иначе зачем вы пригласили всех этих людей на встречу? Помните, у вас должна быть какая-то тактика и вы должны ее придерживаться, если, конечно, понимаете, о чем я.
Допустим, вы справились и сумели провести звонок в соответствии с первоначальным планом, достигнув обозначенной цели. Да еще и так, что все не только не поубивали друг друга, но и остались вполне довольны. Чего же остается хотеть? В конце встречи придется убедиться, что все одинаково оценивают результаты встречи, видят идентичные action items, и все задачи имеют конкретного исполнителя, а не висят в воздухе. Хороший вариант — в свободной форме подвести итоги звонка, перечислив дальнейшие шаги и ответственных лиц. Обязательное условие — закончить вопросом о возражениях, уточнениях и дополнениях. Если таковых не нашлось, звонок можно закруглять, а вы наверняка молодцы.
Встреча завершилась, но неужели вы думали, что это все? Нет, один шаг еще остался — запустите во всех его участников и прочих заинтересованных лиц результатами, изложив их в письменном виде. В зависимости от цели звонка это могут быть простые заметки или конкретные задачи и договоренности с указанием сроков исполнения. Главное, помните: если в почте нет письма с подведением итогов встречи, считайте, что никакой встречи вовсе не было.
Теперь давайте максимально кратко перечислим все, что мы успели обсудить:
- Если не знаете, что собираешься обсуждать — не собирайте звонок.
2. Если митинг внутренний, убедитесь, что назначаете его на свободный слот.
3. Если встреча с кем-то, помимо коллег, предложите несколько слотов на выбор.
4. Посылайте приглашение хотя бы за день до звонка.
5. Опишите предстоящую встречу однозначно и подробно: укажите проект и участников, цель звонка, его план и место проведения.
6. Убедитесь, что все ключевые люди приняли приглашение.
7. Подготовьтесь к митингу, проверьте готовность коллег и материалов.
8. Ведите разговор, не позволяя ему слишком сильно отклоняться от агенды.
9. Убедитесь, что все участники имели шанс высказаться, а никаких не озвученных проблем не осталось.
10. Подведите итоги вслух, обозначь дальнейшие шаги и ответственных за исполнение намеченных планов.
11. Спросите, нет ли возражений — возможно, кто-то не согласен с вашей трактовкой итогов общего обсуждения.
12. Соберите все итоги в один короткий текст и вышлите его письмом на всех присутствующих и заинтересованных.
При необходимости возвращайтесь к пункту №1 и повторяйте действия по кругу. Возможно, инструкция покажется излишне детальной. Может быть, вы все это знали и без моих советов. И все-таки я рассчитываю, что в приведенном списке можно найти кое-что полезное. Хоть кому-то эта шпаргалка да пригодится. Может, и вам стоит ее сохранить, ведь никто из нас не идеален.
В 2021 году удаленный режим получил окончательное признание как неотъемлемая часть нашей жизни. И раз уж это моя последняя в уходящем году статья, я хочу пожелать, чтобы он не доставлял никому из нас дискомфорта, а все желающие как можно скорее смогли вернуться в режим business as usual. Ну и конечно, берегите здоровье, свое собственное и ваших близких. Спишемся в следующем году.